Her dosya eksiksiz, güncel ve denetime hazır

Elinizdeki dosyaları toplu olarak yükleyebilirsiniz. Dijiik dosya adı ve içerik eşleştirmesiyle her belgeyi doğru personele ve doğru belge tipine yerleştirmeyi önerir; siz yalnızca onaylarsınız. Kâğıt arşiv için tarama ve dizinleme hizmeti geçiş paketine dahildir. Aktarım sonunda hangi personelde hangi belgenin eksik olduğunu gösteren bir rapor alırsınız; ilk temizlik böylece kendiliğinden yapılmış olur.

Güvenli elektronik imza, 5070 sayılı kanun gereği ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Dijiik e-imza, mobil imza ve KEP ile imza akışını destekler. Islak imza tercih ettiğiniz belgelerde şablondan çıktı alır, imzalı nüshayı tarayıp aynı dosyaya eklersiniz; sistem hangi nüshanın asıl olduğunu ve fiziksel arşivde nerede durduğunu kaydeder.

Her belge tipinin yasal saklama süresi tanımlıdır: iş sözleşmesi ve özlük belgeleri için 10 yıl, SGK belgeleri için 10 yıl, iş sağlığı ve güvenliği kayıtları için ilgili mevzuatın öngördüğü süre. Süre dolduğunda belge kendiliğinden silinmez; sorumlusuna imha listesi düşer, onayla birlikte belge imha edilir ve imha kaydı denetim izinde saklanır. Süreleri kendi saklama politikanıza göre uzatabilirsiniz.

Evet. Çalışan mobil uygulamadan kendi sözleşmesine, bordrolarına, izin belgelerine ve zimmet kayıtlarına erişir; ihtiyacı olan belgeyi kendisi indirir. Adres, iletişim ve IBAN gibi bilgileri güncelleme talebi İK onayına düşer, onaylanınca dosyaya işlenir. Bu sayede İK'ya gelen belge taleplerinin büyük kısmı ortadan kalkar.

Sağlık raporu, İSG eğitimi, çalışma izni, ehliyet, SRC ve mesleki yeterlilik belgesi gibi süreli belgelerin geçerlilik tarihi kaydedilir. Süre dolmadan 60, 30 ve 7 gün önce sorumluya ve çalışanın yöneticisine hatırlatma gider. Süresi geçen belgeler dosyada kritik uyarı olarak işaretlenir; İSG eğitimi ve çalışma izni gibi işi durduran belgelerde ilgili personel vardiya planında da uyarılı görünür.

Denetim dosyası oluşturursunuz: personelleri ve belge tiplerini seçersiniz, sistem dizinli tek bir PDF paketi hazırlar. Paketin içinde belge listesi ve tarih bilgisi bulunur. Kimin, ne zaman, hangi belgeleri dışa aktardığı denetim izine yazılır; böylece teslim işlemi KVKK açısından da kayıt altında kalır.

Dosya silinmez, arşiv statüsüne geçer. Çıkış belgeleri — çalışma belgesi, ibraname, SGK işten ayrılış bildirgesi — şablondan üretilir, iade edilmemiş zimmetler listelenir ve dosya olası bir uyuşmazlık için zamanaşımı süresi boyunca erişilebilir kalır. Süre dolduğunda diğer belgelerde olduğu gibi imha onayına düşer.